概要
電子データ（PDFファイルなど）で受領した証憑（請求書・領収書）を、電子データのまま保存する運用例を紹介します。
運用イメージ
- 証憑を先にアップロードして、証憑を見ながら仕訳伝票を起票する
- 仕訳伝票を先に起票して、あとから証憑を一括添付する
証憑を先にアップロードして、証憑を見ながら仕訳伝票を起票する
1. 受領したPDFの証憑を、そのまま経理に提出する（従業員）
「PDFファイル」で受領した証憑を、社内ルールに沿って「PDFファイル」のまま経理に提出します。
2. ［証憑アップロード］メニューで、必要事項の入力とアップロードする（経理）
［仕訳処理 - 証憑処理 - 証憑アップロード］メニューで、画像ファイルやPDFファイルを見ながら証憑項目（「日付」「金額」「支払先情報」）を入力し、アップロードします。
3. アップロードした証憑を添付し、仕訳伝票を起票する（経理）
［仕訳処理 ‐ 仕訳処理］メニューで証憑を添付します。
アップロードした証憑（領収書・請求書・契約書）を添付し、仕訳伝票を起票することで、証憑と仕訳伝票を関連付けられます。アップロードした証憑のファイルを見ながら仕訳伝票を起票できます。
4. 証憑を確認・ダウンロードする（経理）
［仕訳処理 - 証憑処理 - 証憑リスト］メニューにて、証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。 また、証憑を日付・金額・支払先情報で検索したり、ダウンロードできます。
仕訳伝票を先に起票して、あとから証憑を一括添付する
1. ［仕訳伝票データ受入］メニューなどで、仕訳伝票を起票する（経理）
［随時処理 - 汎用データ受入 - 仕訳伝票データ受入 - 仕訳伝票データ受入］メニューなどで、仕訳伝票を起票します。
2. 受領したPDFの証憑を、そのまま経理に提出する（従業員）
「PDFファイル」で受領した証憑を、社内ルールに沿って「PDFファイル」のまま経理に提出します。
3. ［証憑アップロード］メニューで、必要事項の入力とアップロードする（経理）
［仕訳処理 - 証憑処理 - 証憑アップロード］メニューで、画像ファイルやPDFファイルを見ながら証憑項目（「日付」「金額」「支払先情報」）を入力し、アップロードします。
4. ［証憑一括添付］メニューで、仕訳伝票と証憑を関連付ける（経理）
［仕訳処理 - 証憑処理 - 証憑一括添付］メニューで、登録済みの仕訳伝票に証憑（領収書・請求書・契約書）をまとめて関連付けます。
| 参考 | 注文書・見積書など仕訳の起票に直接関係しない一般書類は、関連付ける必要はありません。 |
5. 証憑を確認・ダウンロードする（経理）
［仕訳処理 - 証憑処理 - 証憑リスト］メニューにて、証憑の解像度（dpi）や階調を確認できます。 また、証憑を日付・金額・支払先情報で検索したり、ダウンロードできます。
他システムから連携する
経費精算システムなどの外部サービスで電子証憑を管理している場合は、仕訳伝票にその保存先のパス情報を指定することで、『勘定奉行』上で仕訳伝票と証憑を関連付けられます。
［随時処理 - 汎用データ受入 - 仕訳伝票データ受入 - 仕訳伝票データ受入］メニューで、以下のように関連付けできます。
- 保存先のパス情報を指定して受け入れることで、仕訳伝票と証憑をまとめて関連付けできます。
- 一緒に証憑項目（「日付」「金額」「支払先情報」）の受け入れもできます。
また、『蔵奉行』で入力した支払伝票をもとに『勘定奉行』に仕訳伝票を連携すると、『蔵奉行』で添付した証憑（請求書・納品書など）もあわせて連携されます。連携された証憑は『勘定奉行』の［仕訳処理 - 証憑処理 - 証憑リスト］メニューで確認できます。