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法的要件「電子取引データの保存」を満たす当製品の機能（電子データで受領した電子請求書・電子納品書）

  • 更新

概要

『蔵奉行』＋『証憑保管 for 奉行シリーズ』をお使いの場合は、電子帳簿保存法の「電子取引データの保存要件」を満たしているため、受領したPDFファイルなどの電子データ（電子請求書・電子納品書など）を仕入伝票・支払伝票に添付して保存できます。

自動的にタイムスタンプが付与されるため、煩雑な「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」は不要となり、負担なく運用できます。

注意

事前に「証憑保管を利用する」設定をする必要があります。

 

参考
  • 令和 6年 1月 1日から、電子取引データ（PDFファイルなど）で受領した電子取引の場合は、データでの保管が義務化されています。
    所轄税務署長が相当の理由があると認める場合は、引き続き印刷して保存することも認められますが、あわせて電子取引データの保管も必要です。
  • 法律・省令・通達の詳細は、国税庁または税務署にお問い合わせください。
    国税庁のホームページで、詳細を確認できます。

 

参考

他の法的要件は、「改正電子帳簿保存法『蔵奉行』の対応」をご参照ください。

 

電子取引データの保存要件

『蔵奉行』＋『証憑保管 for 奉行シリーズ』は、以下の法的要件に対応しています。

要件
① 改ざん防止措置
（1） タイムスタンプが付与されたデータを受領
（2） タイムスタンプの付与
（3） バージョン管理可能なシステムで授受および保存
（4） 事務処理規程の策定・運用、備付け
② 関連書類等の備付け
③ 見読可能性の確保
④ 検索機能の確保
（1） 取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること
（2） 日付または金額の範囲指定によって検索できること
（3） 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること
⑤ 証憑データのダウンロード

 

参考

「検索要件」が不要となる対象者と条件

以下の求めに応じると、「④ 検索要件の確保」が不要になります。
（イ）2年前（基準期間）の課税売上高が 5,000万円以下の事業年度（課税期間）

  • 電子取引データのダウンロードの求めに応じること

（ロ）2年前（基準期間）の課税売上高が 5,000万円超の事業年度（課税期間）

  • 電子取引データのダウンロードの求めに応じること
  • 出力書面（整然明瞭）の提示・提出の求めに応じること

「スキャナ保存」の法的要件では、上記条件に関係なく「検索要件」は必要です。

 

参考

データ保存義務化の猶予措置

相当の理由がある場合は、以下の求めに応じることで「上記すべての保存要件」が不要で電子取引データを保存できます。

  • 電子取引データのダウンロードの求めに応じること
  • 出力書面（整然明瞭、日付等ごとに整理）の提示・提出の求めに応じること

 

要件を満たす当製品の機能

各要件の詳細と、その要件を満たす当製品の機能をご紹介します。

① 改ざん防止措置

要件 当製品の機能
総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプを付与すること
書類の受領後、最長約2ヵ月と概ね７営業日以内にタイムスタンプを付与すること

取引に添付した証憑に、自動でタイムスタンプを付与します。

参考 タイムスタンプは、総務大臣に認定されたセイコータイムスタンプサービス（セイコーソリューションズ株式会社）を採用しています。

 

② 関連書類等の備付け

要件 当製品の機能
システム関連書類等は、書面以外の方法で備え付けている場合は、その内容を画面および書面に速やかに出力できること
また、システム関連書類等では、電磁的記録の保存等に関する事務手続きを明らかにすること

システム概要書、システム仕様書

当製品は、市販のソフトウェアのため備付けは不要です。

操作説明書

画面で内容を確認できる当ヘルプを用意しているため、別途備付けは不要です。

事務手続きを明らかにした書類

内部規定書類「電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」の作成例は、こちらをご参照ください。

 

③ 見読可能性の確保

要件 当製品の機能
ディスプレイ、プリンターとそれぞれの操作説明書を備え付けること
また、証憑データを画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること

［随時処理 - 証憑検査］メニューで、依頼内容に応じて確認できます。

 

④ 検索機能の確保

（1）検索機能における記録項目
要件 当製品の機能
取引年月日、取引先、取引金額を条件に検索できること

以下の項目で検索できます。

  • 仕入伝票：仕入日付・仕入先名・仕入金額
  • 支払伝票：支払日付・支払先名・支払金額
（2）範囲を指定しての検索
要件 当製品の機能
日付または金額を範囲指定して検索できること

以下の項目で範囲を指定して検索ができます。

  • 仕入伝票：仕入日付・仕入金額
  • 支払伝票：支払日付・支払金額
（3）二以上の記録項目の組み合わせ
要件 当製品の機能
ニ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること 2つ以上の項目を組み合わせて検索ができます。

仕入伝票の検索

  • ［仕入管理 - 仕入処理 - 仕入明細表］メニューの［条件設定］画面で、仕入日付や仕入先、仕入金額などの条件で検索します。
    集計結果画面から仕入伝票にジャンプし、画面に表示される「証憑ファイル名」をクリックします
  • ［仕入管理 - 仕入処理 - 仕入伝票］メニューの［検索条件設定]画面で、仕入日付や仕入先名などの条件で検索します。
    画面に表示される「証憑ファイル名」をクリックします。

支払伝票の検索

  • ［仕入管理 - 支払処理 - 支払明細表］メニューの［条件設定］画面で、支払日付や支払先、支払金額などの条件で検索します。
    集計結果画面から支払伝票にジャンプし、画面に表示される「証憑ファイル名」をクリックします
  • ［仕入管理 - 支払処理 - 支払伝票］メニューの［検索条件設定］画面で、支払日付や支払先などの条件で検索します。
    画面に表示される「証憑ファイル名」をクリックします。
参考 詳細は、製品の操作説明「登録済みの伝票に、正しく証憑が関連付けられているかを確認する」をご参照ください。

 

⑤ 証憑データのダウンロード

要件 当製品の機能
税務職員による質問検査権に基づく証憑データのダウンロードに応じること ［随時処理 - 証憑検査］メニューの画面から、電子証憑を一括でダウンロードできます。